Gut vorbereitet in die Urlaubssaison

Die Sommerzeit steht vor der Tür – und damit auch die Haupturlaubssaison. Für Arbeitgeber bringt diese Zeit neben der Herausforderung der Personalplanung regelmäßig auch arbeitsrechtliche Fragestellungen mit sich: Was passiert, wenn ein Mitarbeiter im Urlaub erkrankt? Wie ist die Rechtslage, wenn eine Krankmeldung unmittelbar vor oder nach dem Urlaub eingeht? Daneben stellen sich auch ganz praktische Fragen: Wie weit reicht das Weisungsrecht des Arbeitgebers bei der Urlaubsplanung, und darf von Mitarbeitern erwartet werden, dass sie im Urlaub erreichbar sind?

1. Urlaubsplanung

Grundsätzlich sind bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs die Urlaubswünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen (§ 7 Abs. 1 S. 1 BUrlG). Diese Wünsche sind jedoch nicht absolut: Der Arbeitgeber kann den Urlaub verweigern, wenn dringende betriebliche Belange oder vorrangige Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang verdienen, entgegenstehen. In der Praxis bedeutet dies: Der Arbeitgeber hat bei der Urlaubsplanung ein Mitspracherecht, aber kein einseitiges Bestimmungsrecht. Er kann den Urlaub nicht nach eigenem Ermessen festlegen, sondern muss zunächst die Wünsche der Mitarbeiter abfragen und prüfen, ob betriebliche Gründe entgegenstehen.

Die Anordnung von Betriebsferien ist grundsätzlich möglich, sofern hierfür berechtigte betriebliche Gründe vorliegen und den Mitarbeitern ein angemessener Teil ihres Jahresurlaubs zur freien Verfügung verbleibt. Bei der Einführung von Betriebsferien hat der Betriebsrat – soweit vorhanden – ein zwingendes Mitbestimmungsrecht gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG. Es empfiehlt sich, eine entsprechende Betriebsvereinbarung zu schließen.

Darüber hinaus ist zu beachten, dass der Urlaub gemäß § 7 Abs. 2 BUrlG grundsätzlich zusammenhängend zu gewähren ist. Eine Aufteilung kommt nur ausnahmsweise in Betracht, wenn dringende betriebliche Belange oder in der Person des Mitarbeiters liegende Gründe entgegenstehen. Der Erholungszweck des Urlaubs lässt sich nach der gesetzgeberischen Wertung am besten in einem zusammenhängenden Zeitraum verwirklichen.

In der Praxis verbreitet sind sogenannte Zwei-Wochen-Regeln, wonach zusammenhängender Urlaub von mehr als zwei Wochen grundsätzlich nicht genehmigt wird. Solche starren Vorgaben zur maximalen Länge zusammenhängender Urlaubszeiträume sind jedoch rechtlich riskant. Das LAG Thüringen hat in einer aktuellen Entscheidung klargestellt, dass pauschale Begrenzungen dieser Art auf wackeligen Füßen stehen (vgl. LAG Thüringen, Beschl. v. 02.03.2026, Az. 4 Ta 15/26). Im entschiedenen Fall hatte ein Arbeitgeber einen dreiwöchigen Urlaubsantrag unter Verweis auf die betriebsübliche Zwei-Wochen-Regel verweigert. Das LAG Thüringen verpflichtete den Arbeitgeber im Eilverfahren zur Gewährung des beantragten Urlaubs. Ausschlaggebend war, dass der Arbeitgeber keine konkreten, auf den streitgegenständlichen Urlaubszeitraum bezogenen betrieblichen Gründe darlegen konnte. Bloße organisatorische Erwägungen, eine generelle Präferenz für kurze Abwesenheiten oder pauschale Verweise auf eine angespannte Personalsituation reichen nicht aus. Vielmehr muss der Arbeitgeber im Einzelfall substantiiert begründen, warum gerade der beantragte zusammenhängende Urlaubszeitraum den Betrieb erheblich beeinträchtigen würde und warum andere Lösungen – etwa die Umverteilung von Aufgaben oder der Einsatz von Vertretungskräften – nicht möglich oder unzumutbar sind.

Praxistipp: Arbeitgeber sollten ihre Urlaubsregelungen und internen Abläufe kritisch überprüfen. Starre Zwei-Wochen-Regeln gehören auf den Prüfstand. Stattdessen empfiehlt es sich, klare Kriterien für die Priorisierung bei kollidierenden Urlaubswünschen zu definieren, bei längeren beantragten Urlaubszeiträumen eine dokumentierte Einzelfallprüfung vorzunehmen und den Mitarbeitenden transparent zu kommunizieren, auf welcher Grundlage über Urlaubsanträge entschieden wird.

2. Erreichbarkeit während des Urlaubs

Eine der häufigsten Fragen in der Praxis lautet: Darf der Arbeitgeber erwarten, dass seine Mitarbeiter im Urlaub erreichbar sind? Die Antwort ist eindeutig: Nein. Der Urlaub dient der Erholung des Mitarbeiters (§ 1 BUrlG). Während des Urlaubs ist der Mitarbeiter von seiner Arbeitspflicht befreit und grundsätzlich nicht verpflichtet, dienstliche Anrufe, E-Mails oder Nachrichten zu beantworten.

Der Arbeitgeber darf den Mitarbeiter im Urlaub daher grundsätzlich nicht kontaktieren – auch nicht in dringenden Fällen. Eine vertragliche Verpflichtung zur ständigen Erreichbarkeit im Urlaub wäre mit dem Erholungszweck des Urlaubs unvereinbar und daher unwirksam. In absoluten Ausnahmefällen, etwa bei einer Notlage des Unternehmens, kann eine Pflicht zur Rückmeldung allenfalls aus der allgemeinen Treuepflicht des Mitarbeiters abgeleitet werden. Solche Fälle sind jedoch äußerst selten und im Zweifel restriktiv zu beurteilen. Ein weiterer Sonderfall ist die Anhörung des Mitarbeiters aufgrund des Verdachts einer Pflichtverletzung. Arbeitgeber, die hier eine Rückkehr aus dem Urlaub abwarten, riskieren die Versäumung der Zweiwochenfrist bei einer außerordentlichen Kündigung.

Praxistipp: Arbeitgeber sollten vor dem Urlaub klare Übergabeprozesse etablieren und Vertretungsregelungen sicherstellen. So wird das Risiko minimiert, dass während der Abwesenheit eines Mitarbeiters dringende Fragen offenbleiben, die eine Kontaktaufnahme notwendig erscheinen lassen.

3. Spannungsfeld Arbeitsunfähigkeit

Das Zusammentreffen von Urlaub und Krankheit wirft regelmäßig arbeitsrechtliche Fragen auf. Je nachdem, ob die Arbeitsunfähigkeit vor, während oder nach dem Urlaub eintritt, ergeben sich unterschiedliche Rechtsfolgen.

Krank im Urlaub

Erkrankt ein Mitarbeiter während des Urlaubs, werden die durch ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung („AU“) nachgewiesenen Krankheitstage nicht auf den Jahresurlaub angerechnet (§ 9 BUrlG). Der Mitarbeiter muss dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer aber wie gewohnt unverzüglich mitteilen und seine Arbeitsunfähigkeit feststellen lassen. Die ersparten Urlaubstage werden dem Resturlaubskonto gutgeschrieben und sind zu einem späteren Zeitpunkt zu gewähren – eine eigenmächtige Verlängerung des Urlaubs um die Krankheitstage ist nicht zulässig.

Krank vor dem Urlaub

Ist der Mitarbeiter bereits vor Urlaubsantritt arbeitsunfähig erkrankt und dauert die Erkrankung in den Urlaubszeitraum hinein, so werden die Krankheitstage ebenfalls nicht auf den Urlaub angerechnet. Die Arbeitsunfähigkeit hat Vorrang vor dem Urlaub. Der Urlaub verfällt nicht, sondern ist nach Genesung neu zu gewähren.

Krank nach dem Urlaub

Meldet sich ein Mitarbeiter unmittelbar nach dem Urlaub krank, stellt sich für den Arbeitgeber häufig die Frage, ob diese Krankheit nur vorgetäuscht ist. Grundsätzlich hat eine AU einen hohen Beweiswert. Die Rechtsprechung des BAG hat jedoch klargestellt, dass dieser Beweiswert erschüttert sein kann, wenn objektive Umstände ernsthafte Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit begründen – etwa wenn die Krankmeldung „passgenau“ den Urlaub verlängert, der Mitarbeiter die Erkrankung bereits vor Urlaubsantritt angekündigt hatte oder sonstige Auffälligkeiten hinzutreten (z.B. wiederholtes Muster einer Erkrankung vor und/oder nach dem Urlaub). Ein „passgenaues“ Vorgehen, das den Beweiswert der AU erschüttert, ist etwa anerkannt, wenn Arbeitsunfähigkeitszeiträume lediglich durch einen arbeitsfreien Tag oder ein arbeitsfreies Wochenende voneinander getrennt sind (BAG, Urteil vom 11.12.2019 – 5 AZR 505/18). Entscheidend sind – wie so oft – die Umstände des Einzelfalls.

Bei begründeten Zweifeln sollten Arbeitgeber daher überlegen, die Entgeltfortzahlung zunächst – bis zur Klärung – zurückzuhalten und in besonders gelagerten Fällen die Möglichkeit einer außerordentlichen Verdachtskündigung prüfen.

 Ist der Beweiswert der AU erschüttert, muss der Mitarbeiter im Streitfall weitergehend nachweisen, dass er tatsächlich arbeitsunfähig war – etwa durch Vorlage konkreter medizinischer Unterlagen oder durch Zeugnis des behandelnden Arztes. Arbeitgebern ist zu empfehlen, auffällige Muster zu prüfen und gegebenenfalls den Medizinischen Dienst der Krankenkasse einzuschalten; letzteres führt in der Praxis jedoch für Arbeitgeber mitunter zu ernüchternden Ergebnissen, so dass eine gerichtliche Klärung oft nicht ausbleibt.

4. Krankschreibung aus dem Ausland

 Viele Mitarbeiter erkranken im Ausland während ihres Urlaubs. Auch eine im Ausland ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist grundsätzlich anzuerkennen, sofern sie den wesentlichen Anforderungen genügt: Sie muss die Arbeitsunfähigkeit als solche feststellen und deren voraussichtliche Dauer angeben. Innerhalb der EU gilt zudem: Ein dort ausgestelltes ärztliches Attest hat grundsätzlich denselben Beweiswert wie eine inländische Bescheinigung. 

Hält sich der Mitarbeiter bei Beginn der Arbeitsunfähigkeit im Ausland auf, treffen ihn nach § 5 Abs. 2 EFZG erhöhte Anzeige- und Nachweispflichten: Er muss dem Arbeitgeber unverzüglich die Arbeitsunfähigkeit, deren voraussichtliche Dauer und die Aufenthaltsanschrift mitteilen sowie – bei gesetzlicher Krankenversicherung – auch die Krankenkasse entsprechend informieren; die hierdurch entstehenden Kosten trägt der Arbeitgeber. Kommt der Mitarbeiter diesen Pflichten schuldhaft nicht nach, kann der Arbeitgeber gemäß § 7 EFZG die Entgeltfortzahlung bis zur Erfüllung verweigern.

Bestehen berechtigte Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit, kann der Arbeitgeber auch bei einer ausländischen Bescheinigung eine Überprüfung durch den Medizinischen Dienst der Krankenkasse veranlassen. Nach der Rechtsprechung des BAG kommt einer in einem Staat außerhalb der Europäischen Union ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung grundsätzlich derselbe Beweiswert zu wie einer in Deutschland ausgestellten Bescheinigung; ein pauschal geringerer Beweiswert allein aufgrund des Ausstellungsstaats besteht nicht (BAG, Urt. v. 15.01.2025 – 5 AZR 284/24). Entscheidend ist, dass die Bescheinigung erkennen lässt, dass ein Arzt nicht lediglich eine Erkrankung, sondern eine Arbeitsunfähigkeit für einen bestimmten Zeitraum festgestellt hat. Der Beweiswert kann jedoch – insbesondere auch bei einer Nicht-EU-Bescheinigung – im Rahmen einer Gesamtwürdigung der Umstände des Einzelfalls erschüttert sein, wenn einzelne, für sich genommen unverfängliche Umstände in der Gesamtschau ernsthafte Zweifel begründen, etwa eine auffällige zeitliche Nähe zu Kündigung oder Urlaubsende, widersprüchlicher eigener Sachvortrag des Mitarbeiters oder Auffälligkeiten in der Bescheinigung selbst.