Malaysia Privacy Policy

PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE AND PRIVACY POLICY IN ENGLISH

Konexo Malaysia Sdn Bhd (“We”, “Our”, “Us”) is committed to protecting your privacy and personal data.

Please find below our Personal Data Protection Notice and Privacy Policy (“Policy”). We ask that you read this Policy carefully as this Policy sets out how we collect, use and protect your personal data which we obtain through your interaction with us or through this website. You may also refer to the Policy in the Malay language here.

Our Policy is in compliance with the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”). For the purposes of PDPA, Konexo Malaysia is the “data user” (i.e. the company who is responsible for and controls the processing of personal data provided by you).

By visiting our website or interacting with us or providing your personal data to us, you are deemed to have read and consent to the data practice described in this Policy.

1. COLLECTION OF PERSONAL DATA

• 1.1 We collect and use your personal data provided to us which includes (but is not limited to) your name, address, telephone number, nationality, identification/passport number, date of birth, occupation, bank account details, photograph, email address, particulars of family members and/or other dependants and any other information that may identify your or your family members and/or other dependants, as well as any sensitive personal data, as defined under the PDPA, which includes (but is not limited to) information pertaining to the physical or mental health or condition of the data subject and religious beliefs or other beliefs of a similar nature (collectively referred to as “Personal Data”).
• 1.2 In addition to the Personal Data that you provide to us directly (whether when engaging us to provide our services or during any communication with us), we may also collect your Personal Data from various other sources, including without limitation, from online search tools, information obtained from third parties through lawful sources or at events organized or participated in by us or from the cookies used on the website.
• 1.3 In respect of Personal Data you have provided of third parties such as family members and/or other dependants, you warrant that you have obtained their consent for allowing us to process (including disclosure and transfer) of their personal data and you will extend a copy of this Policy to them. Regarding minors (i.e. individuals under 18 years of age) or individuals not legally competent to give consent, you confirm that they have appointed you to act for them and to consent on their behalf to the processing (including disclosure and transfer) of their Personal Data in accordance with this Policy.

2. PURPOSE OF PROCESSING PERSONAL DATA

• 2.1 By engaging with us, you hereby agree and consent to us using and processing your Personal Data which you have provided to us, in the manner and for the purposes (collectively referred to as the “Purposes”) as described below:
  • (a) for the purpose of our services to you;
  • (b) for preparing any document or instrument which may be required for the purposes of our services to you;
  • (c) for us to communicate with you;
  • (d) for our internal administrative purposes and / or internal record keeping;
  • (e) for organising events and programmes for you;
  • (f) for sending material such as newsletters, articles and other updates;
  • (g) for sending marketing and promotional materials to you;
  • (h) to provide such necessary information to any regulatory or governmental authorities as required by statutory, regulatory or governmental requirements;
  • (i) to enforce or defend our rights and your rights under, and to comply with, our obligations under the applicable laws, legislation and regulations;
  • (j) to enable us to send you information that might interest you by e-mail, telecommunication means (telephone or text messages) or social media; and
  • (k) for any purpose incidental, ancillary or in furtherance to the abovementioned purposes.
• 2.2 If you do not agree or consent to us using your Personal Data for the Purposes set out in paragraph 2.1 above, please notify us via the contact details set out in paragraph 10 below.
• 2.3 It is voluntary for you to provide your Personal Data to us. However, if you do not wish to provide your Personal Data, then we may not be able to carry out the Purpose.

3. DISCLOSURE OF PERSONAL DATA

• 3.1 Your Personal Data provided to us or obtained by us shall be kept confidential. However, it may be necessary for us to engage third party companies, service providers or individuals to perform certain services on our behalf. In such event, you hereby agree and consent that we may disclose your Personal Data to the third parties, as follows: 
  • (a) any person to whom we are compelled or required to do so under law or in response to a competent regulatory or government agency;
  • (b) government agencies, statutory authorities and industry regulators;
  • (c) other Konexo Entities, our parent company Eversheds Sutherland (International) LLP and members of the Eversheds Sutherland network of firms (please see here for further details of the Konexo Entities);
  • (d) external advisors and other professional advisors, such as lawyers, auditors, tax consultants, accountants, insurers and other financial or professional advisors;
  • (e) banks and financial institutions; and
  • (f) any other party that we deem necessary for the Purposes, as outlined in paragraph 2.1 above.

4. TRANSFER OF PERSONAL DATA

• 4.1 We operate globally and where we consider it necessary and appropriate, we may transfer your Personal Data to other Konexo Entities, our parent company Eversheds Sutherland (International) LLP, members of the Eversheds Sutherland network of firms or to a third party service or product providers within or outside Malaysia for the performance of the Purpose, under conditions of confidentiality and similar levels of security safeguards. We may also in limited circumstances share your Personal Data with government authorities or others as required to protect our business interest or others, as necessary or as required by applicable law or court order.
• 4.2 Konexo is the name and brand under which the Konexo Entities provide services to clients around the world. For more information on the Konexo Entities and their relationship with Eversheds Sutherland, a global provider of legal services, please click here.

5. SECURITY OF PERSONAL DATA

• 5.1 We are committed to ensuring that your Personal Data is stored securely. In order to prevent unauthorised access, disclosure or other similar risks, we endeavour, where practicable, to implement appropriate technical and organisational security measures in accordance with the applicable laws and regulations to prevent the unauthorised or unlawful processing of your Personal Data, and the destruction of, or accidental loss, or damage to, or unauthorised disclosure or access to your Personal Data.

6. RETENTION OF PERSONAL DATA

• 6.1 Any of your Personal Data provided to us is retained for as long as the Purpose for which the Personal Data was collected continues.
• 6.2 Your Personal Data will be destroyed from our records and system in the event your Personal Data is no longer required for the said Purpose unless its further retention is required to satisfy a longer retention period to meet our operational, legal, regulatory, tax or accounting requirements.

 
7. YOUR RIGHTS TO REQUEST FOR ACCESS AND INQUIRIES

• 7.1 You have the right to request for access to, or request for rectification or correction of your Personal Data. Should you be made aware of any inaccurate, incomplete or misleading Personal Data, kindly inform us at the details provided in paragraph 10 below.
• 7.2 In respect of your right to access and/or correct your Personal Data, please note that we have the right to refuse your request to access and/or make any correction to your Personal Data for  reasons permitted by law.
• 7.3 You have the right at any time to request us to limit or object to the processing and use of your Personal Data (for example, requesting us to stop sending you any marketing and promotional materials or contacting you for marketing purposes).
• 7.4 In addition to the above, you also have the right by notice in writing, to inform us on your withdrawal (in full or in part) of your consent given previously to us.
• 7.5 If you wish to do any of the above, please contact us via the contact details provided in paragraph 10 below.

 
8. ACCURACY OF YOUR PERSONAL DATA

• 8.1 We aim to keep all Personal Data as accurate, complete, not misleading, up-to-date and reliable as possible. Therefore, the accuracy of your Personal Data depends to a large extent on the information you provide. As such, it is a condition of us providing our services to you that you;
  • (a) warrant and declare that all your Personal Data submitted or to be submitted to us are accurate, not misleading, updated and complete in all respects for purposes of acquiring our services and you have not withheld any Personal Data which may be material in any respect; and
  • (b) promptly update us as and when such Personal Data provided earlier to us becomes inaccurate, incomplete, misleading, outdated or changes in any way whatsoever by contacting us at the contact details mentioned in paragraph 10 below.

9. EMAIL AND WEBSITE

• 9.1 Any Personal Data contained in the emails and ‘Contact Us’ messages sent via our website to us shall be used and processed in the manner set out in this Policy. The content of the messages shall be strictly monitored by us.
• 9.2 If you do not wish for your Personal Data to be collected via cookies on the website, please configure your internet browser to delete or deactivate cookies.
• 9.3 Our website may contain links to other sites and pages. We shall not be responsible for any Personal Data or information that you may provide to other entity via the links.  

10. CONTACT DETAILS

• 10.1 If you have any questions about this Policy, or have further queries, or would like to exercise any of your rights outlined in Paragraph 7 above such as making a complaint or data access or correction request in respect of your Personal Data, you may contact us at the contact details below:
  • Data Steward
  • Email: enquiries@konexoglobal.my (marked for the attention of the Data Steward)
  • Address: The Data Steward, Konexo Malaysia, Level 35-02 (East Wing), Q Sentral, 2A, Jalan Stesen Sentral 2, KL Sentral, 50470 Kuala Lumpur
• 10.2 In the event of any change in your personal data you are obliged to promptly contact and notify us via the contact details set out in paragraph 10.1 above. 

11. CONFLICTS

• 11.1 In the event of any conflict between this English language Policy and its corresponding Policy in the Malay language, the terms in this English language Policy shall prevail.

12. GENERAL

• 12.1 We reserve the right to modify, update and/or amend this Policy from time to time with reasonable prior notice to you. We will notify you of any amendments via announcements on the Website or other appropriate means.

PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE AND PRIVACY POLICY – IN MALAY

NOTIS PERLINDUNGAN PERIBADI DAN POLISI PERIBADI

Konexo Malaysia Sdn Bhd (“Kami”) adalah komited terhadap perlindungan privasi dan data peribadi anda.

Berikut adalah Notis Perlindungan Data Peribadi dan Polisi Privasi kami (“Polisi”). Kami mengalakkan anda membaca Polisi dengan berhati-hati kerana Polisi ini mengemukakan bagaimana kami mengumpul, memproses dan mengguna data peribadi yang kami memperolehi melalui interaksi anda dengan kami atau melalui laman web ini. Anda juga boleh merujuk kepada Polisi dalam Bahasa Inggeris di sini.

Polisi kami adalah selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“PDPA”). Untuk tujuan PDPA, Konexo Malaysia adalah pengguna data (ie. syarikat yang bertanggunjawab untuk mengawal pemprosesan data peribadi yang diberikan oleh anda).

Dengan melayari laman web atau berinteraksi dengan kami atau dengan memberikan data peribadi kepada kami, anda dianggap sebagai telah membaca dan membenarkan kepada amalan data yang diperihalkan dalam Polisi ini.

1. PENGUMPULAN DATA PERIBADI

• 1.1 Kami mengumpul dan mengguna data peribadi yang diberikan kepada kami termasuk (tetapi tidak terhad kepada) seperti nama, alamat, telefon nombor, nombor pengenalan / pasport, tarikh lahir, maklumat bank, gambar, alamat e-mel, maklumat keluarga dan / atau tanggungan dan apa-apa maklumat lain yang boleh mengenal pasti anda atau keluarga anda dan / atau tanggungan lain dan juga data peribadi sensitif seperti yang ditakrifkan di bawah PDPA, yang termasuk tetapi tidak terhad kepada, maklumat berkaitan dengan kesihatan fizikal atau mental subjek data dan kepercayaan agama atau kepercayaan yang sama (secara kolektifnya dirujuk sebagai “Data Peribadi”).
• 1.2 Sebagai tambahan kepada Data Peribadi yang diberikan oleh anda kepada kami secara langsung (sama ada semasa melibatkan kami dalam memberi perkhidmatan kami atau semasa komunikasi dengan kami), kami mungkin juga akan mengumpul Data Peribadi anda dari pelbagai sumber lain, termasuk tetapi tidak terhad kepada, daripada alat pencarian secara laman, maklumat yang didapati daripada pihak ketiga melalui sumber secara undang-undang atau melalui acara yang dianjurkan atau disertai oleh kami atau daripada kuki (cookies) yang digguna dalam laman web. 
• 1.3 Berkenaan dengan Data Peribadi yang diberikan oleh anda mengenai pihak ketiga seperti ahli-ahli keluarga dan / atau tanggungan-tanggungan lain, anda waran bahawa anda telah mendapatkan kebenaran mereka untuk mebenarkan kami untuk memproses (termasuk pendedahan dan pemindahan) data peribadi mereka dan anda akan memberikan sesalinan Polisi ini kepada mereka. Mengenai kanak-kanak yang di bawah umur (i.e. individu-individu yang di bawah umur 18 tahun) atau individu-individu yang tidak cekap dari segi undang-undang untuk memberikan kebenaran, anda mengesahkan bahawa mereka telah melantikkan anda untuk bertindak untuk mereka dan memberi kebenaran bagi pihak mereka untuk memproseskan (termasuk pendedahan dan pemindahan) Data Peribadi mereka selaras dengan Polisi ini.

2. TUJUAN PEMPROSESAN DATA PERIBADI

• 2.1 Dengan melibatkan kami, anda bersetuju dan memberi kebenaran kepada kami untuk mengguna dan memproses Data Peribadi anda yang anda telah memberi kepada kami, dalam cara dan untuk tujuan (secara kolektif dirujuk sebagai “Tujuan-Tujuan”) seperti yang dijelaskan di bawah:
  • (a) untuk tujuan perkhidmatan kami kepada anda;
  • (b) untuk menyediakan apa-apa dokumen atau instrumen yang mungkin diperlukan untuk tujuan perkhidmatan kami kepada anda;
  • (c) untuk kami berkomunikasi dengan anda;
  • (d) untuk tujuan pentadbiran dalaman kami dan / atau simpanan rekod dalaman kami;
  • (e) untuk menganjur acara-acara dan program-program kepada anda;
  • (f) untuk menghantar material seperti surat berita, artikel dan kemaskini lain;
  • (g) untuk menghantar material-material pemasaran dan promosi kepada anda;
  • (h) untuk memberi maklumat-maklumat yang perlu kepada mana-mana pengawal selia atau pihak berkuasa kerajaan yang diperlukan oleh undang-undang, peraturan atau keperluan pihak berkuasa kerajaan;
  • (i) untuk menguatkuasakan atau mempertahankan hak kami dan hak anda di bawah, dan untuk mematuhi kewajipan-kewajipan kami di bawah undang-undang, perundangan dan peraturan-peraturan;
  • (j) untuk membolehkan kami untuk menghantarkan maklumat yang mungkin meminatkan anda melalui e-mel, kaedah-kaedah telekomunikasi (telefon atau mesej teks) atau media sosial; dan
  • (k) untuk apa-apa tujuan yang bersampingan dengan, sampingan kepada atau lanjutan kepada tujuan-tujuan yang disebutkan di atas.

• 2.2 Jika anda tidak setuju atau tidak memberi kebenaran kepada kami untuk mengguna Data Peribadi anda untuk Tujuan-Tujuan yang dinyatakan di perenggan 2.1 di atas, sila memaklumkan kepada kami melalui maklumat hubungan yang dinyatakan di perenggan 9 di bawah.
• 2.3 Ia adalah secara sukarela untuk anda membekalkan Data Peribadi anda kepada kami. Namun begitu, jika anda tidak mahu memberi Data Peribadi anda, kami mungkin tidak dapat menjalankan Tujuan-Tujuan.

3. PENDEDAHAN DATA PERIBADI

• 3.1 Data Peribadi anda yang diberikan kepada kami atau diperolehi oleh kami akan disimpan dengan rahsia. Namun begitu, ia mungkin ada perlu oleh kami untuk menghubungi pihak-pihak syarikat ketiga, penyedia-penyedia perkhidmatan atau individu-individu untuk melaksanakan perkhidmatan-perkhidmatan tertentu bagi pihak kami. Dalam keadaan seperti ini, anda membenar dan bersetuju bahawa kami mungkin akan mendedah Data Peribadi anda kepada pihak-pihak ketiga, seperti yang berikut:
  • (a) mana-mana orang kepada siapa kita terpaksa atau dikehendaki berbuat demikian di bawah undang-undang atau sebagai balasan kepada pegawal selia yang kompeten atau agensi kerajaan;
  • (b) agensi-agensi kerajaan, pihak-pihak undang-undang dan pengawal-pengawal industri;
  • (c) Entiti-Entiti Konexo yang lain, syarikat induk kami Eversheds Sutherland (International) LLP dan ahli-ahli rangkaian firma-firma Eversheds Sutherland (sila lihat di sini untuk maklumat selanjutnya berkenaan Entiti-Entiti Konexo);
  • (d) penasihat-penasihat luar dan penasihat-penasihat profesional yang lain seperti peguam, juruaudit, perunding-perunding cukai, akauntan-akauntan, penanggung-penanggung insurans dan penasihat-penasihat kewangan dan profesional lain;
  • (e) bank-bank dan institusi-institusi kewangan; dan
  • (f) mana-mana pihak lain yan kami menganggap perlu untuk Tujuan-Tujuan, seperti yang dinyatakan di perenggan 2.1 di atas.

4. PEMINDAHAN DATA PERIBADI

• 4.1 Kami beroperasi di seluruh dunia dan di mana kami menganggapnya perlu dan sesuai, kami mungkin akan memindahkan Data Peribadi anda ke Entiti-Entiti Konexo yang lain, syarikat induk kami Eversheds Sutherland (International) LLP, ahli-ahli rangkaian firma-firma Eversheds Sutherland atau kepada penyedia-penyedia perkhidmatan atau produk pihak ketiga di dalam atau di luar Malaysia untuk pelaksanaan Tujuan, dalam keadaan kerahsiaan dan tahap keselamatan yang serupa. Kami juga dalam keadaan terhad akan berkongsi Data Peribadi anda dengan pihak-pihak berkuasa pemerintah atau pihak-pihak lain yang diperlukan untuk melindungi kepentingan perniagaan kami atau lain-lain, sebagaimana diperlukan atau sebagaimana yang disyaratkan oleh undang-undang atau perintah pengadilan.
• 4.2 Konexo adalah nama dan jenama di bawah mana Entiti-Entiti Konexo memberi perkhidmatan-perkhidmatan kepada anakguam di seluruh dunia. Untuk maklumat selanjut berkenaan Entiti-Entiti Konexo dan hubungan mereka dengan Eversheds Sutherland, suatu penyedia global untuk perkhidmatan undang-undang, sila klik di sini.

5. KESELAMATAN DATA PERIBADI

• 5.1 Kami berkomitmen untuk memastikan bahawa Data Peribadi anda disimpan dengan selamat. Untuk mengelakkan akses yang tidak sah, pendedahan atau risiko-risiko lain yang serupa, kami berusaha, di mana mungkin, untuk melaksanakan langkah-langkah keselamatan teknikal dan organisasi yang sesuai menurut undang-undang dan peraturan yang berlaku untuk mencegah pemprosesan Data Peribadi anda yang tidak sah atau secara melanggari undang-undang, dan pemusnahan atau kehilangan, atau kerosakan, atau pendedahan atau akses yang tidak dibenarkan kepada Data Peribadi anda.

6. PENGEKALAN DATA PERIBADI

• 6.1 Sebarang Data Peribadi anda yang diberikan kepada kami adalah disimpan selagi tujuan yang mana Data Peribadi dikumpulkan berterusan.
• 6.2 Data Peribadi anda akan dimusnahkan dari rekod dan sistem kami sekiranya Data Peribadi anda tidak lagi diperlukan untuk Tujuan tersebut kecuali penyimpanan lebih lanjut diperlukan untuk memenuhi tempoh masa penyimpanan yang lebih panjang untuk memenuhi keperluan operasi, undang-undang, pengawalseliaan, cukai atau perakaunan.

7. HAK ANDA UNTUK MEMINTA AKSES DAN PERTANYAAN

• 7.1 Anda berhak untuk meminta akses kepada, atau meminta pertukaran atau pembetulan Data Peribadi anda. Sekiranya anda mendapat tahu apa-apa Data Peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap atau mengelirukan, harap memaklumkan kepada kami melalui butir-butir yang diperuntukkan dalam perenggan 10 di bawah.
• 7.2 Mengenai hak anda untuk akses dan / atau memperbetulkan Data Peribadi, sila dimaklumkan bahawa kami mempunyai hak untuk menolak permintaan anda untuk akses dan / atau membuat pembetulan kepada Data Peribadi atas alasan-alasan yang dibenarkan oleh undang-undang.
• 7.3 Anda mempunyai hak pada apa-apa masa untuk meminta kami untuk membatasi atau membantah kepada pemprosesan dan penggunaan Data Peribadi anda (seperti, meminta kami berhenti mengirimkan bahan-bahan pemasaran dan promosi kepada anda atau menghubungi anda untuk tujuan-tujuan pemasaran).
• 7.4 Sebagai tambahan kepada perkara di atas, anda juga berhak melalui notis secara bertulis, untuk memaklum kepada kami tentang menarik balik (sepenuhnya atau sebahagian) persetujuan anda yang diberi sebelumnya kepada kami.
• 7.5 Sekiranya anda ingin membuat apa-apa perkara di atas, sila menghubung kami melalui butir-butir perhubungan yang diperuntukkan di perenggan 10 di bawah.

8. KETEPATAN DATA PERIBADI ANDA

• 8.1 Kami berhasrat untuk memastikan semua Data Peribadi setepat, lengkap, tidak mengelirukan, terkini dan seboleh mungkin dipercayai. Oleh itu, ketepatan Data Peribadi anda bergantung kepada sebahagian besarnya pada maklumat yang anda berikan. Oleh itu, ia adalah syarat kami menyediakan perkhidmatan kami kepada anda bahawa anda;
  • (a) menjamin dan menyatakan bahawa semua Data Peribadi anda yang dikemukan atau yang akan dikemukakan kepada kami adalah tepat, tidak mengelirukan, terkini, dan lengkap dalam semua aspek bagi tujuan untuk memperolehi perkhidmatan-perkhidmatan kami dan anda tidak menyembunyikan sebarang Data Peribadi yang mungkin adalah material dalam apa jua aspek;
  • (b) dengan segeranya memaklumkan kepada kami apabila Data Peribadi tersebut yang sebelumnya diberikan kepada kami menjadi tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan, bukan terkini atau apa-apa perubahan pun dengan menghubungi kami melalui butir-butir perhubungan yang dinyatakan dalam perenggan 10 di bawah.

9. EMEL DAN LAMAN WEB

• 9.1 Segala Data Peribadi yang terdapat dalam e-mel dan mesej-mesej ‘Hubungi Kami’ yang dihantar melalui laman web kami kepada kami akan digunakan dan diproses dengan cara yang dinyatakan dalam Polisi ini. Kandungan mesej-mesej akan dipantau dengan ketat oleh kami.
• 9.2 Sekiranya anda tidak mahu Data Peribadi anda dikumpulkan melalui kuki di laman web, sila konfigurasikan imbas internet anda untuk memadam atau menyahaktifkan
• 9.3 Laman web kami mungkin mengandungi pautan ke laman web dan halaman-halaman yang lain. Kami tidak akan bertanggungjawab untuk sebarang Data Peribadi atau maklumat yang anda mungkin memberikan kepada entiti lain melalui pautan-pautan.

10. MAKLUMAT HUBUNGAN

• 10.1 Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan mengenai Polisi ini, atau mempunyai pertanyaan-pertanyaan lebih lanjut, atau ingin melaksanakaan mana-mana hak anda yang dijelaskan di Perenggan 7 di atas seperti membuat aduan atau akses data atau permintaan pembetulan berkenaan dengan Data Peribadi anda, anda boleh menghubungi kami di butiran-butiran perhubungan di bawah:
  •  Pengawai Data
  • Alamat E-mel:enquiries@konexoglobal.my (ditandakan untuk perhatian Pegawai Data)
  • Alamat: Pegawai Data, Konexo Malaysia, Level 35-02 (East Wing), Q Sentral, 2A, Jalan Stesen Sentral 2, KL Sentral, 50470 Kuala Lumpur.
• 10.2 Dalam keadaan berlakunya apa-apa pertukaran mengenai Data Peribadi anda, anda wajib dengan segera menghubungi dan memaklumkan kepada kami melalui butir-butir perhubungan yang dinyatakan di perenggan 10.1 di atas.

11. KONFLIK

• 11.1 Dalam keadaan berlakunya sebarang konflik antara Polisi Data Peribadi ini dalam Bahasa Inggeris dengan Polisi Data Peribadi ini dalam Bahasa Malaysia yang sepadan dengannya, terma-terma Polisi Data Peribadi dalam Bahasa Inggeris akan diutamakan.

12. AM

• 12.1 Kami berhak untuk mengubahsuai, mengemaskini dan / atau meminda Polisi ini dari semasa ke semasa dengan memberi notis terdahulu yang munasabah kepada anda. Kami akan memaklumkan anda tentang apa-apa pindaan melalui pengumuman-pengumunan di laman web atau cara-cara lain yang sesuai.